Un fichier bien tenu
Savoir ce que contient votre fichier, à quoi il sert et qui y a accès : c'est le cœur de votre conformité.
Petites associations et associations sans salarié
RGPD pour les petites associations sans salarié
Un bureau de bénévoles, un fichier d'adhérents, quelques cotisations et une assemblée générale par an : votre association est concernée par le RGPD, mais pas besoin d'y passer vos week-ends. Voici l'essentiel, et la manière dont nous pouvons vous aider.
Démarche simple
Bureau bénévole
Budget maîtrisé
Les enjeux
Le RGPD, même pour une petite structure
Le RGPD ne fait pas de différence de taille : dès qu'une association tient une liste de membres, elle traite des données personnelles et doit respecter quelques règles. La bonne nouvelle, c'est que pour une petite association, ces règles restent simples et proportionnées.
Les difficultés viennent rarement de la complexité du règlement, mais de l'organisation bénévole : fichiers sur les ordinateurs personnels, messageries privées, passation incomplète lors d'un changement de bureau. Quelques bons réflexes suffisent à éviter l'essentiel des problèmes.
Des outils personnels
Ordinateurs, messageries et téléphones des bénévoles : les données de l'association s'y dispersent facilement.
Les changements de bureau
À chaque renouvellement, les fichiers et les accès doivent être transmis proprement, et retirés aux anciens membres.
Une information simple
Une mention claire sur le bulletin d'adhésion et une politique de confidentialité sur le site suffisent souvent.
Situations concrètes
Les questions que se posent les petites associations
Des questions que nous rencontrons régulièrement, et la manière d'y répondre.
Situation
Le fichier d'adhérents sur l'ordinateur du trésorier
Le fichier est tenu par le trésorier sur son ordinateur personnel, et envoyé par e-mail aux autres membres du bureau quand ils en ont besoin.
Ce que dit le RGPD : L'association doit garantir la sécurité de ses données, même lorsqu'elles sont gérées par des bénévoles.
La bonne pratique : Centraliser le fichier dans un espace partagé de l'association, protégé par un mot de passe, et éviter les copies multiples.
Situation
Le nouveau bureau élu en assemblée générale
Après l'assemblée générale, l'ancien président garde l'accès à la messagerie et aux fichiers de l'association.
Ce que dit le RGPD : Seules les personnes qui en ont besoin pour leur mission doivent accéder aux données.
La bonne pratique : Prévoir une passation : transmission des fichiers et des mots de passe, fermeture des accès des anciens membres.
Situation
Les convocations envoyées en copie visible
Pour convoquer l'assemblée générale, un bénévole envoie un e-mail à tous les adhérents, leurs adresses étant visibles de tous.
Ce que dit le RGPD : Les adresses e-mail sont des données personnelles et ne doivent pas être communiquées à l'ensemble des destinataires.
La bonne pratique : Utiliser la copie cachée ou un outil d'envoi, et ne contacter que les personnes concernées.
Situation
Les anciens adhérents toujours dans le fichier
Le fichier contient les membres de toutes les années depuis la création de l'association.
Ce que dit le RGPD : Les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire.
La bonne pratique : Supprimer ou archiver les anciens adhérents après quelques années, selon une règle fixée par le bureau.
Vos obligations
Les priorités pour bien démarrer
Pas besoin de tout faire d'un coup : voici les six actions qui couvrent l'essentiel pour une petite association.
Toutes les obligations RGPD des associations- Un registre simple : une page par fichier, avec son usage, son contenu et sa durée de conservation.
- Une mention sur le bulletin d'adhésion : à quoi servent les données et comment exercer ses droits.
- Un fichier unique et protégé dans un espace de l’association, plutôt que des copies chez chacun.
- Une règle de passation lors des changements de bureau.
- Le tri des anciens membres selon une durée de conservation définie.
- Les bons réflexes d’envoi : copie cachée, outil d’envoi, accord pour la lettre d’information.
Notre accompagnement
Un accompagnement léger et efficace
Nous allons à l'essentiel, avec des documents simples que votre bureau pourra faire vivre.
1
Un échange gratuit
Nous faisons le point avec vous sur votre fichier, vos outils et vos habitudes.
2
Les documents essentiels
Nous rédigeons votre registre, la mention du bulletin d'adhésion et la politique de confidentialité.
3
Les bons réflexes
Nous vous donnons des règles simples, faciles à transmettre aux futurs membres du bureau.
4
Un interlocuteur
Une question, un doute ? Nous restons disponibles pour vous répondre.
Pour préparer notre échange
Rien d'obligatoire, mais ces éléments nous aident à comprendre votre situation :
- Le nombre d’adhérents et de bénévoles
- Votre bulletin d’adhésion
- L’endroit où est tenu votre fichier
- Votre site ou votre page sur les réseaux sociaux
Nos formules
Des formules à la mesure d’une petite association
Une proposition simple, établie après un échange sur votre association et vos besoins réels.
Suivi
Maintenez votre conformité existante
Pour les associations qui ont déjà leurs registres et souhaitent un DPO à leurs côtés.
- Désignation DPO auprès de la CNIL
- Audit annuel de conformité
- Gestion des violations de données
- Gestion des demandes de droits
- Réponses à vos questions RGPD
- Relations avec la CNIL
Engagement 12 mois
Demander une propositionComplet
Mise en conformité complète
Pour les associations qui partent de zéro ou souhaitent nous confier toute la démarche.
- Tout le forfait Suivi +
- Création et tenue des registres
- Création des procédures internes
- Cartographie des flux de données
- Revue des sous-traitants
- Conformité du site internet
- RDV réguliers de suivi
- Analyses d'impact (AIPD)
Engagement 12 mois
Demander une propositionSur-mesure
Pour fédérations et grands réseaux
Pour les structures multi-sites qui veulent piloter la conformité de tout un réseau.
- Fédérations et grands réseaux
- Pilotage global du réseau
- Conformité multi-sites
- Formation des équipes
- Accompagnement stratégique
Adapté à votre structure
Échanger sur votre projetChaque proposition est établie après un échange sur la taille, les activités et les données de votre association : vous ne payez que l'accompagnement dont vous avez besoin. Comprendre nos tarifs et comparer les formules →
Questions fréquentes
Vos questions sur le RGPD dans une petite association
Les réponses aux questions les plus courantes.
Toutes les questions fréquentesUne association de dix membres doit-elle vraiment s’en occuper ?
Oui, le RGPD s'applique dès qu'un fichier de personnes existe. Mais les mesures sont proportionnées : pour une petite association, quelques documents simples et de bons réflexes suffisent.
Doit-on tenir un registre des traitements ?
Oui, dans la plupart des cas. L'exemption prévue pour les petites structures ne concerne pas les traitements réguliers, comme la gestion des adhérents. Pour une petite association, ce registre tient souvent en quelques pages. Vous pouvez partir de notre modèle de registre gratuit.
Faut-il désigner un DPO ?
En général non : une petite association sans données sensibles à grande échelle n'y est pas obligée. Désigner un référent au sein du bureau, ou se faire accompagner ponctuellement, est en revanche une bonne pratique.
Peut-on utiliser un simple tableur pour le fichier ?
Oui, à condition qu'il soit protégé par un mot de passe, stocké dans un espace sûr et accessible aux seules personnes qui en ont besoin. L'outil importe moins que la manière de l'utiliser.
Combien coûte l'accompagnement pour une petite association ?
Nos formules sont adaptées aux budgets associatifs, et la proposition tient compte de votre taille réelle. Le premier échange est gratuit et sans engagement. Découvrir nos formules.
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Parlons de votre association
Une question sur le RGPD ? Un besoin d'accompagnement pour votre mise en conformité ? Présentez-nous votre situation, nous vous répondons rapidement.
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- Échange gratuitPour faire le point et savoir où en est votre association
- Sans engagementUne proposition personnalisée et gratuite
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