Les dossiers du personnel
Seules les informations utiles à la gestion de l'emploi peuvent être collectées, et l'accès aux dossiers doit être réservé aux personnes habilitées.
Associations employeuses
RGPD pour les associations employeuses
Dès qu'une association emploie des salariés, ses responsabilités changent d'échelle : dossiers du personnel, paie, recrutement, outils de travail, parfois vidéoprotection des locaux. Asolys vous aide à structurer la protection des données de vos équipes comme de vos adhérents.
Données RH
Recrutement
Outils numériques
Les enjeux
Des responsabilités d'employeur
Une association employeuse gère des données RH soumises à des règles précises : ce qui peut être demandé à un candidat, la durée de conservation des dossiers, l'information des salariés sur les outils qui les concernent.
J'accompagne aussi bien une jeune association de quelques salariés, engagée dans le débat public, qu'un acteur médico-social de plus de 800 salariés : les règles sont les mêmes, l'organisation à mettre en place ne l'est pas.
Elle utilise aussi davantage d'outils numériques et de prestataires : paie, logiciel de gestion, messagerie, outils collaboratifs, parfois vidéoprotection. Chacun doit être identifié, encadré et sécurisé. Enfin, les associations qui font appel à la générosité du public gèrent des fichiers de donateurs soumis aux règles de la prospection.
Le recrutement
Les questions posées aux candidats doivent être en lien avec le poste, et les candidatures non retenues ne peuvent être conservées indéfiniment.
La surveillance au travail
Vidéoprotection, contrôle des outils, géolocalisation : tout dispositif doit être proportionné et les salariés doivent en être informés au préalable.
Les donateurs
Appels aux dons, reçus fiscaux, échanges de fichiers : la relation avec les donateurs suit les règles de la prospection et du consentement.
Situations concrètes
Les questions que se posent les associations employeuses
Des questions que nous rencontrons régulièrement, et la manière d'y répondre.
Situation
Les CV conservés « au cas où »
L'association garde depuis plusieurs années tous les CV reçus, dans une boîte mail partagée par le bureau.
Ce que dit le RGPD : Les candidatures non retenues ne doivent pas être conservées au-delà d'une durée raisonnable ; la CNIL recommande au maximum deux ans après le dernier contact, avec l'accord du candidat.
La bonne pratique : Informer les candidats, fixer une durée et centraliser les candidatures dans un espace réservé.
Situation
Des caméras dans les locaux
Après des dégradations, l'association installe des caméras à l'accueil et dans le local des salariés.
Ce que dit le RGPD : La vidéoprotection doit être proportionnée : filmer en permanence un poste de travail ou un espace de pause est en principe excessif, et les personnes doivent être informées.
La bonne pratique : Limiter les zones filmées, informer par panneau et par écrit, fixer une durée de conservation courte des images.
Situation
La paie confiée à un cabinet
La paie et les déclarations sociales sont confiées à un expert-comptable, à qui les données des salariés sont envoyées chaque mois par e-mail.
Ce que dit le RGPD : Le cabinet agit pour le compte de l'association : le contrat doit prévoir les garanties du RGPD et les échanges doivent être sécurisés.
La bonne pratique : Vérifier le contrat, utiliser l'espace sécurisé du prestataire plutôt que l'e-mail.
Situation
Un salarié quitte l’association
Un coordinateur part avec un ordinateur contenant encore ses accès aux logiciels et des fichiers d'adhérents.
Ce que dit le RGPD : L'association doit garantir la sécurité de ses données, y compris lors des départs.
La bonne pratique : Prévoir une procédure de départ : restitution du matériel, fermeture des accès, récupération des fichiers.
Vos obligations
Les obligations adaptées à votre association
Aux obligations de toute association s'ajoutent celles d'un employeur.
Toutes les obligations RGPD des associations- Un registre des traitements couvrant aussi la gestion du personnel, la paie et le recrutement.
- L'information des salariés sur le traitement de leurs données et sur les outils qui les concernent.
- Des durées de conservation RH : dossiers du personnel, bulletins de paie, candidatures.
- Des accès réservés aux dossiers du personnel et aux données de paie.
- Des prestataires encadrés : paie, logiciels, hébergement, outils collaboratifs.
- Une politique de sécurité : mots de passe, sauvegardes, arrivées et départs des salariés.
Notre accompagnement
Un accompagnement qui intègre la dimension RH
Nous travaillons avec la direction, le bureau et, le cas échéant, les représentants du personnel.
1
Le diagnostic
Nous recensons vos traitements, des adhérents à la paie, ainsi que vos outils et prestataires.
2
Les documents
Registre, information des salariés et des candidats, clauses avec les prestataires : tout est rédigé pour vous.
3
La sécurité
Nous vous aidons à fixer des règles simples : accès, mots de passe, sauvegardes, départs.
4
Le suivi
Nous restons votre DPO et répondons aux questions de vos équipes au quotidien.
Pour préparer notre échange
Rien d'obligatoire, mais ces éléments nous aident à comprendre votre situation :
- Le nombre de salariés et de bénévoles
- Vos logiciels de paie, de gestion et de messagerie
- Vos prestataires principaux
- Les éventuels dispositifs de vidéoprotection
Nos formules
Des formules adaptées aux associations employeuses
Une proposition établie selon le nombre de salariés, vos activités et vos outils.
Suivi
Maintenez votre conformité existante
Pour les associations qui ont déjà leurs registres et souhaitent un DPO à leurs côtés.
- Désignation DPO auprès de la CNIL
- Audit annuel de conformité
- Gestion des violations de données
- Gestion des demandes de droits
- Réponses à vos questions RGPD
- Relations avec la CNIL
Engagement 12 mois
Demander une propositionComplet
Mise en conformité complète
Pour les associations qui partent de zéro ou souhaitent nous confier toute la démarche.
- Tout le forfait Suivi +
- Création et tenue des registres
- Création des procédures internes
- Cartographie des flux de données
- Revue des sous-traitants
- Conformité du site internet
- RDV réguliers de suivi
- Analyses d'impact (AIPD)
Engagement 12 mois
Demander une propositionSur-mesure
Pour fédérations et grands réseaux
Pour les structures multi-sites qui veulent piloter la conformité de tout un réseau.
- Fédérations et grands réseaux
- Pilotage global du réseau
- Conformité multi-sites
- Formation des équipes
- Accompagnement stratégique
Adapté à votre structure
Échanger sur votre projetChaque proposition est établie après un échange sur la taille, les activités et les données de votre association : vous ne payez que l'accompagnement dont vous avez besoin. Comprendre nos tarifs et comparer les formules →
Questions fréquentes
Vos questions sur le RGPD dans une association employeuse
Les réponses aux questions les plus courantes.
Toutes les questions fréquentesCombien de temps garder les candidatures non retenues ?
La CNIL recommande de ne pas conserver un dossier de candidature plus de deux ans après le dernier contact, et d'informer le candidat de cette conservation. Au-delà, il doit être supprimé.
Que peut-on demander à un candidat ?
Uniquement des informations en lien direct avec le poste et l'évaluation des compétences. Les questions sur la vie privée, la santé ou les opinions sont exclues, sauf exceptions très encadrées.
Les salariés doivent-ils être informés des outils de contrôle ?
Oui. Tout dispositif permettant de contrôler l'activité des salariés doit être porté à leur connaissance au préalable et, le cas échéant, présenté aux représentants du personnel.
Une association de moins de 250 salariés doit-elle tenir un registre ?
Oui, dans la grande majorité des cas. L'exemption prévue pour les petites structures ne s'applique pas aux traitements réguliers, comme la gestion des adhérents ou du personnel, ni aux données sensibles.
Les donateurs peuvent-ils recevoir nos appels aux dons ?
Oui, vos donateurs peuvent être sollicités pour soutenir vos actions, à condition d'avoir été informés et de pouvoir s'y opposer simplement. L'échange ou la location de fichiers avec d'autres organismes demande des précautions supplémentaires.
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Une question sur le RGPD ? Un besoin d'accompagnement pour votre mise en conformité ? Présentez-nous votre situation, nous vous répondons rapidement.
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