Outils RGPD gratuits pour les associations
Un modèle de registre des traitements, des textes prêts à adapter et les durées de conservation à connaître. Gratuits, sans inscription, libres de réutilisation dans votre association, votre fédération ou votre réseau.
- Fichier ExcelModèle de registre des traitements12 traitements types déjà décrits
- Texte à copierMention d'information pour bulletin d'adhésionCe que la loi impose d'écrire
- Texte à copierAutorisation de droit à l'imageAdultes et mineurs
- Tableau de référenceDurées de conservation11 repères avec leur source
- QuestionnaireMini-audit RGPD12 questions pour faire le point
Modèle de registre des traitements pour association
Le registre recense les usages de données personnelles de votre association : pourquoi vous collectez les données, sur qui, qui y a accès, combien de temps vous les gardez et comment vous les protégez. C'est le document de base de la conformité, et le premier demandé en cas de contrôle de la CNIL.
Le modèle contient déjà 12 traitements courants (adhérents, bénévoles, dons, lettre d'information, mineurs, photos, salariés…). Gardez ceux qui vous concernent et adaptez-les.
- Un onglet « Mode d'emploi » pour le remplir pas à pas
- Les colonnes attendues par l'article 30 du RGPD
- Un onglet avec les durées de conservation et leurs sources
Compatible Excel, LibreOffice et Google Sheets. Aucune adresse e-mail demandée.
Modèle pédagogique volontairement simplifié : il aide à comprendre la démarche mais ne peut pas être repris tel quel. Il doit être adapté à vos pratiques réelles ; pour un registre fiable, faites-vous accompagner.
| Activité | Base légale | Durée |
|---|---|---|
| Adhérents et cotisations | Contrat | Adhésion + 3 ans max. |
| Bénévoles | Intérêt légitime | Engagement + 3 ans |
| Dons et reçus fiscaux | Obligation légale | 6 à 10 ans |
| Lettre d'information | Consentement | Jusqu'à désinscription |
| Photos et vidéos | Consentement | Durée de l'autorisation |
| + 7 autres traitements types | ||
Mention d'information pour bulletin d'adhésion
Dès que vous collectez des données, vous devez dire aux personnes ce que vous en faites (articles 13 et 14 du RGPD). Ce texte se place en bas de votre bulletin d'adhésion, papier ou en ligne.
Remplacez les passages entre crochets par vos informations, et supprimez ceux qui ne vous concernent pas.
Protection de vos données personnelles
Les informations recueillies sur ce bulletin sont enregistrées par [nom de l'association], [adresse], pour la gestion de votre adhésion : suivi des cotisations, convocations aux assemblées générales et informations sur la vie de l'association. Ce traitement repose sur l'adhésion qui vous lie à l'association.
Les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires : sans eux, nous ne pouvons pas enregistrer votre adhésion.
Ces données sont destinées aux membres du bureau [et à la fédération [nom] pour la délivrance de votre licence]. Elles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers.
Elles sont conservées pendant la durée de votre adhésion, puis supprimées au plus tard trois ans après sa fin, sauf obligation légale de conservation.
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou la limitation de leur traitement, vous y opposer et demander leur portabilité. Pour exercer ces droits, écrivez à [nom ou fonction de la personne référente] – [adresse e-mail].
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).
Autorisation de droit à l'image
Photographier ou filmer une personne, puis diffuser son image, suppose son accord, ou celui de ses représentants légaux pour un mineur. Une autorisation recueillie à l'inscription peut couvrir toute la saison, à condition de préciser les supports utilisés.
- Un choix par support : la personne peut accepter le site et refuser les réseaux sociaux
- Une durée limitée à la saison
- Un retrait possible à tout moment
Autorisation de captation et de diffusion de l'image
Je soussigné(e) [nom, prénom], agissant pour moi-même / en qualité de représentant légal de [nom, prénom de l'enfant] :
☐ autorise ☐ n'autorise pas [nom de l'association] à me photographier ou à me filmer, ou à photographier ou filmer mon enfant, lors des activités de l'association pendant la saison [année].
J'accepte la diffusion de ces images sur les supports cochés ci-dessous :
☐ site internet de l'association ☐ réseaux sociaux de l'association ☐ bulletins, affiches et documents imprimés ☐ espace réservé aux adhérents ou aux familles
Les images ne seront accompagnées d'aucune information permettant d'identifier la personne au-delà de son prénom. Elles ne seront ni vendues ni cédées à des tiers.
Cette autorisation est valable pour la saison [année]. Elle peut être retirée à tout moment, sans justification, en écrivant à [adresse e-mail] : les images concernées seront alors retirées des supports gérés par l'association.
Fait à [lieu], le [date]. Signature :
Durées de conservation des données d'une association
Les données ne se gardent pas indéfiniment. Voici les principaux repères, avec leur source. Ce sont des repères indicatifs, à adapter à votre situation.
| Données | Durée de conservation | Source ou fondement |
|---|---|---|
| Fichier des adhérents | Durée de l'adhésion, puis suppression au plus tard 3 ans après la fin de l'adhésion | Guide de la CNIL pour les associations |
| Sympathisants, prospects et donateurs inactifs | 3 ans à compter du dernier contact ou du dernier don | Recommandations de la CNIL sur la prospection |
| Pièces comptables (cotisations, dons, factures) | 10 ans | Obligations comptables (code de commerce, art. L.123-22) |
| Doubles des reçus fiscaux | 6 ans | Droit de contrôle de l'administration fiscale (LPF, art. L.102 B) |
| Lettre d'information | Jusqu'à la désinscription ; suppression après 3 ans sans interaction | Recommandations de la CNIL |
| Candidatures non retenues | Suppression, ou 2 ans maximum avec l'accord du candidat | Référentiel de la CNIL sur le recrutement |
| Bulletins de paie (double employeur) | 5 ans | Code du travail, art. L.3243-4 |
| Informations de santé (allergies, certificats) | Durée de l'accueil, de la saison ou de validité du document | Principe de limitation de la conservation (RGPD, art. 5) |
| Images de vidéoprotection | 1 mois maximum, sauf incident ou procédure | Recommandations de la CNIL |
| Traceurs (cookies) de mesure d'audience | 13 mois maximum | Lignes directrices de la CNIL sur les traceurs |
| Journaux de connexion (logs) | 6 mois à 1 an | Recommandation de la CNIL sur la journalisation |
Repères mis à jour en novembre 2026. Les secteurs social et médico-social disposent d'un référentiel de la CNIL spécifique : voir notre page associations sociales et médico-sociales.
Partagez ces outils librement
Fédérations, comités, maisons des associations, collectivités : vous pouvez reprendre ces modèles, les adapter et les diffuser auprès de vos membres. Ils sont publiés sous licence Creative Commons CC BY 4.0 ; la seule condition est de citer la source.
Mention à reprendre
Source : Asolys, outils RGPD gratuits pour les associations – https://associations.etatys.fr/outils-rgpd-association.html
Vos questions sur ces outils
Ce qu'il faut savoir avant de les utiliser.
Toutes les questions fréquentesIls couvrent les bases, mais la conformité dépend de vos pratiques réelles : qui a accès aux fichiers, quels outils vous utilisez, comment vous réagissez à un incident. Le mini-audit gratuit vous aide à repérer ce qui reste à faire.
Non. Le registre est tenu à jour par l'association et présenté à la CNIL si elle le demande, par exemple lors d'un contrôle. Il n'y a aucune déclaration à faire.
Oui. La licence CC BY 4.0 autorise la reprise, la modification et la diffusion, à condition de citer Asolys comme source. Pour un déploiement coordonné dans tout un réseau, voir notre offre fédérations, ligues et comités.
Certaines découlent d'un texte, comme les 10 ans pour les pièces comptables ; d'autres sont des recommandations de la CNIL. Dans tous les cas, l'association doit fixer une durée pour chaque fichier et pouvoir la justifier.
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