Oui, les associations sont soumises au RGPD ! Découvrez vos obligations en matière de protection des données personnelles et comment mettre votre association loi 1901 en conformité RGPD simplement.
Le RGPD s'applique à toutes les structures qui traitent des données personnelles, y compris les associations
Depuis mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose à toutes les organisations, y compris les associations loi 1901, de respecter des règles strictes concernant la collecte et le traitement des données personnelles. Que vous soyez une grande fédération ou une petite association bénévole, vous êtes concernés.
Documenter tous les traitements de données personnelles effectués par votre association : adhérents, donateurs, bénévoles...
Mentionner clairement pourquoi vous collectez les données, combien de temps vous les conservez et quels sont les droits des personnes.
Obtenir l'accord explicite des personnes avant de collecter leurs données, notamment pour les newsletters et communications.
Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données contre les accès non autorisés.
Permettre aux personnes d'exercer leurs droits : accès, rectification, suppression, portabilité de leurs données.
En cas de fuite de données, vous avez 72h pour notifier la CNIL et, si nécessaire, informer les personnes concernées.
Les associations collectent quotidiennement de nombreuses données personnelles d'adhérents, souvent sans en avoir pleinement conscience. Voici les principaux types de données que vous traitez probablement :
Chaque fichier contenant des informations permettant d'identifier une personne (nom, email, téléphone, photo...) est concerné par le RGPD. Même un simple tableur Excel avec la liste de vos adhérents constitue un traitement de données personnelles.
Si votre association traite des données de santé, des opinions politiques, des convictions religieuses ou des données concernant des mineurs, vous êtes soumis à des obligations renforcées.
Nom, prénom, adresse, email, téléphone, date de naissance, cotisations...
Coordonnées, montants des dons, RIB, reçus fiscaux...
Disponibilités, compétences, pièce d'identité, parfois casier judiciaire...
Emails, préférences de communication, historique d'ouverture...
Inscriptions, régimes alimentaires, besoins spécifiques...
Images des membres, publications sur les réseaux sociaux...
Ne pas respecter le RGPD expose votre association à des risques sérieux
La CNIL peut infliger des amendes significatives aux associations qui ne respectent pas le RGPD.
Une violation du RGPD peut gravement nuire à l'image de votre association.
Les associations sont des cibles privilégiées des cybercriminels en raison de leurs moyens limités.
Vous vous demandez comment mettre votre association en conformité RGPD ? Notre équipe spécialisée dans le monde associatif vous accompagne de A à Z avec une approche simple et adaptée à votre budget.
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Feuille de route adaptée à vos moyens et vos contraintes
Nous rédigeons tous vos documents et mettons en place les procédures
Veille réglementaire et accompagnement dans la durée
Cochez les éléments que vous avez déjà mis en place
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Faites le point avec un expertOui, toutes les associations qui collectent et traitent des données personnelles sont concernées par le RGPD, quelle que soit leur taille. Dès que vous avez un fichier d'adhérents, de donateurs ou de bénévoles, vous êtes soumis à cette réglementation.
Oui, même une petite association bénévole est concernée. Cependant, les obligations sont proportionnées : une petite structure aura moins de formalités qu'une grande fédération. L'essentiel est de documenter vos pratiques et de respecter les droits des personnes.
Les sanctions peuvent aller jusqu'à 20 millions d'euros ou 4% du budget annuel. La CNIL peut également prononcer des avertissements, mises en demeure ou injonctions. Au-delà des amendes, c'est surtout la réputation de l'association qui peut être atteinte.
La mise en conformité passe par plusieurs étapes : cartographier vos traitements, créer un registre, rédiger une politique de confidentialité, informer les personnes, sécuriser les données et mettre en place des procédures pour répondre aux droits des personnes. Un accompagnement professionnel peut simplifier ce processus.
Les données personnelles des adhérents doivent être conservées pendant la durée de l'adhésion, puis archivées pendant les durées légales (généralement 5 ans pour les pièces comptables). Au-delà, elles doivent être supprimées ou anonymisées.
Le DPO est obligatoire pour les associations qui traitent des données sensibles (santé, opinions politiques, religieuses...) à grande échelle. Pour les autres, il est fortement recommandé mais pas obligatoire. Un DPO externalisé peut être une solution économique.
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