Des informations de santé
Certificats, questionnaires, allergies ou traitements signalés pour les déplacements : ces données doivent être limitées à ce qui est nécessaire et accessibles aux seules personnes concernées.
Clubs et associations sportives
RGPD pour les clubs sportifs et associations sportives
Fichier des licenciés, informations de santé, mineurs, photos de compétition, groupes de discussion entre parents : un club sportif manipule chaque saison des données sensibles. Asolys vous aide à les protéger sans alourdir le quotidien de vos bénévoles.
Données de santé
Licenciés mineurs
Droit à l'image
Les enjeux
Pourquoi le RGPD compte particulièrement pour un club
Un club sportif collecte bien plus que des noms et des numéros de téléphone. Les certificats médicaux et questionnaires de santé sont des données de santé, que le RGPD classe parmi les données sensibles. Une grande partie des licenciés sont souvent des mineurs, dont les données méritent une vigilance particulière.
Ces informations circulent entre de nombreuses mains : bureau, entraîneurs, bénévoles des déplacements, fédération, assureur. Chaque saison, des fichiers sont copiés, envoyés par e-mail ou partagés dans des groupes de messagerie. C'est précisément là que surviennent la plupart des incidents.
Des licenciés mineurs
Coordonnées des parents, autorisations de sortie, droit à l'image : les données des enfants appellent des précautions renforcées et une information adaptée aux familles.
Des données partagées
La fédération, la ligue, l'assureur ou le logiciel de licences reçoivent une partie de vos données. Chacun doit être identifié et encadré.
Photos et réseaux sociaux
Publier une photo de match ou un classement nominatif n'est pas anodin : l'accord des personnes, ou de leurs parents, doit pouvoir être démontré.
Situations concrètes
Les questions que se posent les clubs
Des questions que nous rencontrons régulièrement, et la manière d'y répondre.
Situation
L'entraîneur garde les certificats médicaux dans son sac
Pour vérifier rapidement l'aptitude des joueurs, l'entraîneur conserve des copies papier des certificats et les transporte d'un gymnase à l'autre.
Ce que dit le RGPD : Les données de santé doivent être protégées contre la perte et les accès non autorisés, et seules les personnes qui en ont besoin peuvent y accéder.
La bonne pratique : Conserver les certificats dans un espace sécurisé du club, et ne transmettre à l'encadrement que l'information utile : apte ou non.
Situation
Un groupe de messagerie pour toute l’équipe des moins de 13 ans
Les parents et l'entraîneur échangent les convocations et les photos du week-end dans un groupe ouvert, où les numéros de chacun sont visibles par tous.
Ce que dit le RGPD : Les numéros de téléphone sont des données personnelles : les familles doivent savoir comment ils sont utilisés, et les photos d'enfants demandent l'accord des parents.
La bonne pratique : Informer les familles lors de l'inscription, limiter le groupe à l'organisation, et recueillir l'accord pour les photos.
Situation
Les photos du tournoi publiées sur la page du club
Après un tournoi, un bénévole publie un album photo sur les réseaux sociaux du club, avec les prénoms des jeunes joueurs.
Ce que dit le RGPD : Le droit à l'image et le RGPD imposent de disposer d'un accord, et de pouvoir retirer une photo à la demande.
La bonne pratique : Prévoir une autorisation claire dans le dossier d'inscription, tenir la liste des refus et éviter d'associer nom et photo des mineurs.
Situation
Les fichiers des anciens licenciés jamais supprimés
Le club conserve depuis des années les fichiers de toutes les saisons, y compris les certificats médicaux de licenciés partis depuis longtemps.
Ce que dit le RGPD : Les données ne doivent pas être conservées au-delà de ce qui est nécessaire, et une durée doit être fixée pour chaque fichier.
La bonne pratique : Définir des durées de conservation, archiver ce qui doit l'être et supprimer le reste à chaque fin de saison.
Vos obligations
Les obligations adaptées à votre club
Les obligations du RGPD sont les mêmes pour tous, mais leur mise en œuvre dépend de vos activités. Voici les points clés pour un club sportif.
Toutes les obligations RGPD des associations- Un registre des traitements : licences, santé, compétitions, cotisations, site et réseaux sociaux.
- Une information claire dans le dossier d'inscription, compréhensible par les familles.
- L'accord pour les photos et pour la lettre d'information, avec une attention particulière aux mineurs.
- Des accès limités aux données de santé, réservés aux personnes qui en ont besoin.
- Des durées de conservation fixées pour chaque fichier, et appliquées à chaque fin de saison.
- Une procédure en cas d’incident : perte d’un classeur, envoi d’un fichier au mauvais destinataire, piratage d’une messagerie.
Notre accompagnement
Un accompagnement au rythme de la saison
Nous tenons compte des temps forts de votre club : inscriptions, compétitions, assemblée générale.
1
Le point de départ
Nous recensons les données que vous collectez, de l'inscription aux déplacements, et les outils que vous utilisez.
2
Les documents
Nous rédigeons votre registre, les mentions des dossiers d'inscription et l'autorisation de droit à l'image.
3
Les bonnes pratiques
Nous accompagnons le bureau et les encadrants : accès aux données, partage, groupes de messagerie.
4
Le suivi
Nous restons votre interlocuteur au fil des saisons : nouvelles questions, incidents, changements de bureau.
Pour préparer notre échange
Rien d'obligatoire, mais ces éléments nous aident à comprendre votre situation :
- Le nombre de licenciés et la part de mineurs
- Le logiciel de licences ou d’inscription utilisé
- Votre dossier d’inscription actuel
- Vos réseaux sociaux et votre site internet
Nos formules
Des formules adaptées aux clubs
Du petit club de village au club multisports : une proposition établie selon la taille et les activités de votre association.
Suivi
Maintenez votre conformité existante
Pour les associations qui ont déjà leurs registres et souhaitent un DPO à leurs côtés.
- Désignation DPO auprès de la CNIL
- Audit annuel de conformité
- Gestion des violations de données
- Gestion des demandes de droits
- Réponses à vos questions RGPD
- Relations avec la CNIL
Engagement 12 mois
Demander une propositionComplet
Mise en conformité complète
Pour les associations qui partent de zéro ou souhaitent nous confier toute la démarche.
- Tout le forfait Suivi +
- Création et tenue des registres
- Création des procédures internes
- Cartographie des flux de données
- Revue des sous-traitants
- Conformité du site internet
- RDV réguliers de suivi
- Analyses d'impact (AIPD)
Engagement 12 mois
Demander une propositionSur-mesure
Pour fédérations et grands réseaux
Pour les structures multi-sites qui veulent piloter la conformité de tout un réseau.
- Fédérations et grands réseaux
- Pilotage global du réseau
- Conformité multi-sites
- Formation des équipes
- Accompagnement stratégique
Adapté à votre structure
Échanger sur votre projetChaque proposition est établie après un échange sur la taille, les activités et les données de votre association : vous ne payez que l'accompagnement dont vous avez besoin. Comprendre nos tarifs et comparer les formules →
Questions fréquentes
Vos questions sur le RGPD dans un club sportif
Les réponses aux questions les plus courantes.
Toutes les questions fréquentesUn certificat médical est-il une donnée sensible ?
Oui. Un certificat médical ou un questionnaire de santé révèle des informations sur la santé de la personne : ce sont des données sensibles au sens du RGPD. Elles doivent être collectées pour une raison précise, protégées et accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin.
Peut-on publier les résultats et classements avec le nom des sportifs ?
La publication de résultats sportifs est courante, mais les licenciés doivent en être informés. Pour les mineurs, privilégiez des formes limitées, comme le prénom ou l'initiale, et respectez toujours les demandes de retrait.
Doit-on demander l’accord des parents pour les photos ?
Oui, pour diffuser l'image d'un mineur, l'accord de ses représentants légaux est nécessaire. Le plus simple est de prévoir une autorisation claire dans le dossier d'inscription, que les familles peuvent accepter ou refuser.
La fédération a accès à nos données : est-ce un problème ?
Non, la transmission des informations nécessaires à la licence est normale. Elle doit simplement figurer dans votre registre et dans l'information donnée aux licenciés, qui doivent savoir à qui leurs données sont transmises.
Combien de temps garder les dossiers des licenciés ?
Le temps de la saison et de la gestion de la licence, puis la durée nécessaire à vos obligations, par exemple comptables. Au-delà, les données doivent être supprimées ou anonymisées. Nous vous aidons à fixer ces durées.
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