Certificat médical et questionnaire de santé : ce qu'un club sportif peut collecter et conserver sur ses licenciés

1. Pourquoi les données de santé des licenciés demandent une vigilance particulière

Une donnée sensible au sens du RGPD

Le RGPD range les données de santé parmi les catégories particulières de données, souvent appelées « données sensibles ». Leur traitement est en principe interdit, sauf dans les cas prévus par l'article 9 du règlement. Pour un club, cela signifie qu'il ne suffit pas d'avoir une bonne raison : il faut entrer dans l'une de ces exceptions et appliquer des précautions renforcées.

La CNIL rappelle que ces données ne doivent être collectées que si elles sont strictement nécessaires à l'objectif poursuivi. Une information médicale demandée « au cas où » n'a pas sa place dans le dossier d'un licencié.

Un certificat médical en dit plus qu'il n'y paraît

Un certificat d'absence de contre-indication semble anodin : quelques lignes, une signature, un tampon. Pourtant, il révèle qu'une personne a consulté un médecin, à quelle date, et parfois des restrictions de pratique. Certains certificats mentionnent même une pathologie ou un traitement, ce qui dépasse largement ce dont le club a besoin.

C'est pourquoi la manière dont vous recevez, rangez et partagez ces documents compte autant que la décision de les demander.

2. Ce que le Code du sport exige vraiment aujourd'hui

Pour les licenciés majeurs : c'est la fédération qui décide

Depuis la loi du 2 mars 2022 visant à démocratiser le sport en France, le certificat médical d'absence de contre-indication n'est plus systématiquement exigé pour obtenir ou renouveler une licence sportive. C'est désormais chaque fédération qui fixe ses propres règles, après avis de sa commission médicale : nature des examens, périodicité et contenu.

Concrètement, votre club doit d'abord consulter le règlement médical de sa fédération. Certaines demandent toujours un certificat, d'autres se contentent d'un questionnaire ou d'une attestation. Demander davantage que ce que prévoit la fédération doit pouvoir se justifier.

Pour les licenciés mineurs : une simple attestation

Pour les mineurs, le certificat médical a été remplacé par une attestation : le mineur et les titulaires de l'autorité parentale remplissent ensemble un questionnaire relatif à l'état de santé, puis attestent avoir répondu négativement à toutes les questions. Si une réponse est positive, une consultation médicale est nécessaire.

Le ministère des Sports insiste sur un point essentiel : le questionnaire lui-même n'est jamais remis à la fédération, au club ou à l'organisateur. Seule l'attestation est présentée. Votre club n'a donc aucune raison de recevoir, et encore moins de conserver, les réponses détaillées des familles.

Les disciplines à contraintes particulières

Certaines disciplines restent soumises à un régime spécifique, fixé par le Code du sport. Pour celles-ci, un certificat médical datant de moins d'un an reste exigé, établi à l'issue d'un examen défini par arrêté. Si votre club pratique l'une de ces disciplines, la collecte du certificat repose sur une obligation claire, mais les règles de confidentialité restent les mêmes.

Club affilié ou non affilié : une logique différente

La CNIL distingue deux situations. Pour un club affilié à une fédération, la remise du certificat ou de l'attestation conditionne la délivrance de la licence et découle des obligations du Code du sport. Pour une structure non affiliée, l'exigence d'un certificat relève de son règlement intérieur, souvent pour des raisons d'assurance, et la CNIL ne la juge pas disproportionnée au regard de la sécurité de la pratique.

Dans les deux cas, le club doit pouvoir expliquer pourquoi il demande ce document et l'indiquer clairement aux personnes concernées.

3. Données des licenciés d'un club sportif : ce que vous pouvez collecter

Le principe : collecter le strict nécessaire

Le formulaire d'inscription est le premier endroit où se joue la conformité. La CNIL constate que les formulaires de licence et d'adhésion collectent souvent des informations qui ne sont pas strictement nécessaires. Chaque champ doit répondre à une question simple : à quoi cette information sert-elle pour le club ?

Pour la santé, la réponse est généralement limitée : savoir que le licencié a rempli les conditions médicales prévues par sa fédération. Le contenu de son dossier médical ne vous concerne pas.

Les informations à ne pas demander

Évitez les cases « antécédents médicaux », « traitements en cours » ou « allergies » ajoutées par habitude sur la fiche d'inscription. Si une information de ce type est utile pour la sécurité d'une activité précise, comme un séjour ou un déplacement, elle doit faire l'objet d'une collecte distincte, limitée et expliquée.

La CNIL rappelle également qu'une structure sportive ne peut pas collecter le numéro de sécurité sociale de ses adhérents. Cette donnée apparaît parfois sur des documents médicaux ou des fiches héritées d'anciennes saisons : supprimez-la.

Informer les licenciés au moment de l'inscription

Les licenciés, et pour les mineurs leurs représentants légaux, doivent être informés au moment de la collecte : pourquoi le club demande ces documents, qui y aura accès, combien de temps ils seront gardés et comment exercer leurs droits. La CNIL recommande d'insérer ces mentions directement dans le bulletin d'adhésion et, si possible, de les rappeler oralement.

Pour les jeunes licenciés, l'information doit être adaptée à leur âge, avec des mots simples ou des pictogrammes.

4. Qui peut consulter les certificats et les attestations ?

Limiter l'accès à une ou deux personnes

Un certificat médical n'a pas vocation à circuler entre tous les membres du bureau. Désignez une ou deux personnes chargées de vérifier les pièces médicales, par exemple le secrétaire ou le responsable des licences. Les autres membres n'ont besoin que d'une information binaire : le dossier est complet ou il ne l'est pas.

Si vous utilisez un tableur ou un logiciel de gestion, une simple colonne « pièce médicale validée » suffit souvent. Les documents eux-mêmes restent dans un espace protégé, accessible aux seules personnes habilitées.

Les entraîneurs n'ont pas à connaître l'état de santé

La CNIL est claire : les entraîneurs et préparateurs n'ont pas accès aux dossiers médicaux des sportifs. Cela vaut aussi dans un club amateur. L'éducateur doit savoir si un licencié peut participer à la séance, pas pourquoi il a consulté un médecin.

Lorsqu'une information est réellement utile à la sécurité, par exemple une conduite à tenir en cas de malaise, elle doit être transmise avec l'accord du licencié ou de ses parents, et limitée à ce qui est nécessaire pour agir.

Le partage avec la fédération

Dans un club affilié, les pièces médicales ou les attestations sont souvent saisies ou déposées sur l'outil de licence de la fédération. La CNIL précise que la répartition des responsabilités entre la fédération et le club doit être clarifiée, par exemple par un contrat encadrant la sous-traitance. Si la fédération conserve les justificatifs dans son propre outil, votre club n'a généralement pas besoin d'en garder une copie supplémentaire.

Sur cette question des rôles, notre page consacrée à l'accompagnement RGPD des fédérations détaille les enjeux côté réseau.

5. Combien de temps conserver un certificat médical ?

Aucune durée fixée par un texte

La CNIL le souligne elle-même : la loi contient peu de dispositions fixant la durée de conservation des données des sportifs. Il n'existe pas de durée officielle pour un certificat médical ou une attestation de questionnaire de santé. C'est donc à votre club de fixer une durée, en fonction de l'objectif poursuivi, et de l'écrire dans son registre des traitements.

Une chose est certaine : ces données ne doivent pas être conservées indéfiniment. Le carton d'archives qui contient les certificats de dix saisons passées n'est pas conforme.

Une durée calée sur la validité de la licence

L'objectif du certificat ou de l'attestation est de permettre la délivrance de la licence pour une saison donnée. La logique veut donc que le document soit conservé tant que la licence correspondante est valable, puis supprimé, sauf si le règlement de votre fédération ou votre assureur impose une autre règle que vous pouvez justifier.

Si la fédération conserve déjà le justificatif dans son outil, vous pouvez réduire encore votre propre conservation, voire vous contenter de cocher la validation sans garder de copie.

Penser à l'archivage et à la suppression

La CNIL rappelle que l'archivage intermédiaire n'est ni systématique ni automatique. Il ne se justifie que par une obligation ou un besoin précis, par exemple la gestion d'un contentieux. À l'issue de cette période, les données doivent être supprimées ou anonymisées.

Prévoyez un moment dans l'année pour faire ce tri, idéalement au lancement de la nouvelle saison. N'oubliez pas les copies dispersées : boîtes mail, téléphones des bénévoles, clés USB ou dossiers partagés.

6. Un exemple concret : la rentrée d'un club de judo

Prenons un club de judo de 200 licenciés, dont une majorité d'enfants. Lors d'un premier échange, le club constate que les familles envoient tout par mail au président, y compris des questionnaires de santé complets. Les certificats des adultes sont imprimés et rangés dans un classeur au dojo, accessible à tous les enseignants.

La remise en ordre tient en quelques décisions. Le bulletin d'inscription précise désormais que seule l'attestation est attendue pour les mineurs. Une adresse dédiée remplace la boîte du président, et seule la secrétaire y a accès. Le classeur disparaît au profit d'un dossier protégé, et les enseignants voient seulement une liste « dossier complet ». Enfin, les justificatifs des saisons passées sont détruits, et cette règle est inscrite au registre.

7. Comment Asolys accompagne les clubs sportifs sur ce sujet

Les pièces médicales ne sont qu'une partie des données qu'un club gère, mais elles concentrent les risques. Nous aidons les clubs à relire leur formulaire d'inscription, à organiser les accès, à fixer des durées de conservation cohérentes avec le règlement fédéral et à documenter ces choix dans le registre.

Pour une vision complète des enjeux propres au monde sportif, découvrez notre accompagnement RGPD des clubs sportifs. Vous pouvez aussi commencer par nos outils RGPD gratuits pour les associations, qui vous aident à structurer votre registre et vos mentions d'information.

Conclusion

Les certificats médicaux et les attestations de santé sont des documents ordinaires dans la vie d'un club, mais ils touchent aux données les plus protégées. La règle d'or reste simple : ne demander que ce que la fédération et la pratique exigent, et rien de plus.

Une fois ces pièces collectées, trois réflexes suffisent : limiter l'accès à une ou deux personnes, ne rien transmettre aux encadrants sans nécessité ni accord, et supprimer les justificatifs à la fin de la période prévue. Ces choix méritent d'être écrits dans le registre, pour que les bénévoles qui prendront le relais les appliquent aussi.

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